Sur 40 ans de sa vie professionnelle, un cadre passe 16 ans en réunion, ce qui équivaut à un tiers de sa vie professionnelle. L’aménagement de ces espaces de travail est donc aussi important que celui de l’espace de co-working ou encore salle de réception, car il en dit long sur l’image que l’entreprise veut renvoyer à ses employés et à ses clients. Les salles de réunion sont au cœur de la collaboration au sein des entreprises, ces espaces doivent donc être optimisés. Elles sont des lieux d’échange, de réflexion, de productivité et de prise de décision stratégique. Le choix de la décoration et la disposition du mobilier permettent aux participants de se sentir à l’aise et prêts à travailler. L’environnement de votre salle de réunion est la toile de fond de vos réunions. Tout, de la lumière et des sièges à la disposition de la pièce, peut affecter l’humeur et la productivité. L’aménagement de l’espace ouvre une multitude de possibilités pour organiser des ateliers, des séances de brainstorming, des présentations, des réunions classiques de gestion de projet, des réunions formelles ou informelles, salle de formation, des visites de clients, etc. Nous avons pensé vous présenter les éléments quasi indispensables pour des salles de réunion modernes et accueillantes.
Parmi les éléments sur lesquels vous devez absolument vous concentrer pour avoir une salle de réunion fonctionnelle, il y a :
Mobiliers :
Lors de la conception d’un espace de réunion, il est nécessaire de garder à l’esprit que les humains utilisent cet espace de plusieurs manières. L’espace de réunion doit accueillir confortablement vos participants.
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Sièges :
En fonction du temps que les participants passent dans la salle de réunion, vous pouvez choisir des sièges modulables s’il s’agit d’une utilisation occasionnelle. Ou si vous y passez beaucoup de temps, vous pouvez choisir des chaises de bureau avec un rembourrage pour offrir plus de confort, des accoudoirs si possible, et un dossier et une assise réglable pour s’adapter à toutes les morphologies. Vous pouvez également choisir des poufs pour diversifier l’espace, changer, stimuler l’imagination et encourager la créativité dans les salles de créativité.
Il existe aussi des chaises avec des étagères intégrées qui peuvent être très pratiques lors de formations, séminaires… Les chaises de la salle de réunion doivent être durables, mais aussi attrayantes.
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Table :
Les tables mobiles et extensibles peuvent être le choix de prédilection. Vous pouvez choisir une table extensible, elle a toujours l’avantage d’avoir plusieurs formes encore modulaire, composée de plusieurs éléments qui peuvent être assemblés ou désassemblés selon les circonstances et les situations. Pour faciliter le travail, les tables extensibles et modulaires permettent de modifier facilement la configuration de l’espace de réunion en fonction des besoins de l’organisateur et de ceux des participants. Un très bon point pour la flexibilité dans l’organisation de vos espaces. Vous pouvez également électrifier vos tables pour permettre une utilisation plus flexible de votre espace.
Outils collaboratifs
En supplément des meubles de bureau, une série de matériel est nécessaire. Pour faciliter les sessions de brainstorming et autres travaux collaboratifs, installez des outils tels que le paperboard, élément essentiel du bureau pour prendre des notes générales ou faire une démonstration. L’écran ou le rétroprojecteur pour vos présentations professionnelles. Les prises électriques pour connecter les ordinateurs portables. Vous pouvez utiliser des tableaux intelligents pour la collaboration et pour créer des enregistrements numériques du brainstorming ou des présentations qui s’y déroulent.
Utilisez des couleurs qui correspondent à votre marque
La couleur n’est pas un élément à négliger car ils donnent le ton de la pièce. Pour les couleurs, choisissez celle qui représente le mieux la culture de l’entreprise mais attention à ne pas tomber dans le trop froid qui empêchera les échanges de fluides. Trop chaude, elle pourrait échauffer les esprits dans certaines situations conflictuelles. En optant pour la discrétion des teintes neutres pour habiller les murs, vous êtes sûr de ne pas vous planter, mais vous courez aussi le risque de flirter avec le commun et le rébarbatif.
Vous pouvez choisir une à deux couleurs dominantes maximum, que vous pouvez compléter par des touches colorées d’une à deux couleurs supplémentaires. Les couleurs principales peuvent être celles de votre logo et de votre identité visuelle pour offrir une cohérence globale entre vos locaux et les valeurs que vous véhiculez.
Choisissez un thème spécifique de décoration en cohérence avec votre charte graphique. Pensez d’abord à la décoration de vos murs. Affiches, cadres, tableaux, œuvres d’art. Mettre une plante ce sera également un excellent moyen de créer une ambiance de convivialité et de vitalité dans votre salle de réunion.
Insonorisation :
Une salle de réunion doit être un espace calme. Le bruit et l’activité peuvent être source de distraction et entraîner une perte de concentration. Assurez-vous que la salle se trouve dans une partie calme du bâtiment. Si cela est impossible, vous pouvez envisager d’utiliser des matériaux d’insonorisation pour faire de la salle de conférence un environnement calme. Non seulement vous pourrez vous entendre parler, mais l’attention sera portée sur la réunion, plutôt que sur les bruits et activités extérieurs.
Éclairage :
si votre salle de conférence est trop sombre ou sombre, cela aura un impact négatif sur l’énergie et la concentration dans la pièce. Nous avons tendance à devenir somnolents et flous dans une pièce sombre. Pour contrer cela, certaines entreprises choisissent d’utiliser des lumières vives, qui peuvent également être dures pour nos yeux. Certaines personnes sensibles à la lumière peuvent également avoir des difficultés dans un environnement aussi lumineux.